Tìm hiểu Đội sinh viên tình nguyện trường đại học kinh kế quốc dân

 Đội Sinh viên Tình nguyện 
 Trường Đại học Kinh kế Quốc dân 
  Giới thiệu tổ chức 
 Đội Sinh viên Tình nguyện Trường Đại học Kinh kế Quốc dân là đội hình tình 
nguyện chính của nhà trường, là đơn vị duy nhất trực thuộc cả Đoàn thanh niên và Hội 
sinh viên. Thành lập vào ngày 03/06/2000 với nhiều hoạt động tình nguyện thiết thực ý 
nghĩa được xã hội và nhà trường đánh giá rất cao như dạy trẻ khuyết tật, tổ chức hiến 
máu 
 A. Cơ cấu tổ chức 
 Đội trưởng 
 Đội phó 
 Đội phó 
 Đội phó 
 Nhóm đi 
 Nhóm tuyên Nhóm 
 Ban đối dạy TCM 
 truyền văn hóa 
 ngoại 
 Ban truyền Ban kinh 
 thông doanh 
 Nhóm 1 Nhóm 2 Nhóm 3 Nhóm 4 Nhóm 5 
 Đội có khoảng 150 thành viên hoạt động được chia làm 5 nhóm thường kỳ, mỗi 
nhóm có 1 nhóm trưởng 2 nhóm phó 
 Đội trưởng, 3 đội phó cùng 5 nhóm trưởng của 5 nhóm tạo thành ban thường trực 
(ban lãnh đạo) bao quát toàn bộ các hoạt động của đội 
 Về 3 đội phó trực tiếp hõ trợ cho đội trưởng (cái này t ko rõ lắm nhưng chém gió 
ra là 1 ng phụ trách về đối ngoại vs các tổ đội khác, 1 ng là lo viẹc nội bộ trong đôi, 1 ng 
là lo tổ chức các chương trinh lớn của đôi) 
 Thành viên các nhóm sẽ tham gia các ban hoặc các nhóm hoạt động khác mỗi 
thành viên có thể tham gia nhiều ban, nhóm trong đội 
 o Chức năng của từng bộ phận trong đội 
 - Nhóm đi dạy: dạy trẻ khiếm thị tại trường Nguyễn Đình Chiểu 
 - Nhóm tuyên truuyền văn hóa: tuyên truyền về các danh lam thắng cảnh, di tích 
 lịch sử đất nước cho các em học sinh tiểu học. 
 - Nhóm TCM là tuyên truyền các ca khúc cách mạng 
 - Ban truyền thông: giới thiệu, quảng bá cho các chương trình của đội như hiến 
 máu, trao đội sách 
 - Ban đối ngoại: tìm kiếm nhà tài trợ để tổ chức các chương trình 
 - Ban kinh doanh: thực hiện các hoạt động kinh doanh để tạo quỹ đội 
 o Chức năng của đội: 
 Là đội hình tình nguyện chính của trường, Đội Sinh viên Tình nguyệnTrường Đại 
 học Kinh kế Quốc dân đi đầu trong các hoạt động tình nguyện, tiếp sức mùa thi, mừa 
 hè xanh là môi trường để các bạn sinh viên học hỏi được những kỹ năng mềm, giao 
 lưu kết bạn và trên hết là để sinh viên góp một phần sức trẻ vào việc giúp đỡ những 
 hoàn cảnh khó khăn, xây dựng đất nước 
 B. Các thuộc tính cơ bản của tổ chức 
 1. Chuyên môn hóa công việc. 
Chuyên môn hóa công việc của Đội sinh viên tình nguyện Trường Kinh tế quốc dân là 
khá tốt. 
Chia ra các ban và nhóm riêng biệt thì sẽ sử dụng và phát huy được hết điểm mạnh 
của một người. Cụ thể sẽ bao gồm những ban và nhóm chức năng sau: Nhóm tuyên truyền văn hóa 
 Nhóm đi dạy 
 Nhóm TCM 
 Ban truyền thông 
 Ban đối ngoại 
 Ban kinh doanh 
 Ngoài ra , để khắc phục hạn chế của việc chuyên môn hóa công việc như làm giảm 
sút khả năng sang tạo , gây nhàm chán , gây xa lạ giữa các thành viên trong đội , đội 
còn có các công việc chung như tổ chức các ngày hội hiến máu ; chương trình từ thiện 
cho trẻ em nghèo vùng cao ; ngày hội trao đổi sách v.v . 
 2. Hình thành các bộ phận. 
 Mô hình tổ chức của Đội sinh viên tình nguyện Trường Kinh tế quốc dân là mô 
 hình tổ chức ma trận. 
 Cụ thể ở đây thì mô hình tổ chức ma trận này là kết hợp giữa mô hình tổ chức theo 
 chức năng và mô hình tổ chức theo đơn vị độc lập. 
 Một người sẽ được làm việc trong 2 hoặc nhiều môi trường cụ thể là trong các 
 nhóm và nhóm chức năng, họ vừa là thành viên của các nhóm vừa là nhân lực cho các 
 nhóm chức năng. Ví dụ thành viên của nhóm 1 cũng có thể là người nằm trong Ban 
 đối ngoại và cả nhóm đi dạy 
 3. Phối hợp các bộ phận của tổ chức 
 Vai trò của phối hợp: 
 - Xây dựng được các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa các 
 bộ phận và các cấp quản lý 
 - Duy trì được mối liên hệ giữa người đứng đầu với các tổ chức bộ phạn khác. 
 - Duy trì được mối liên hệ giữa các tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp. 
 Hàng tuần tất cả các nhóm, ban mảng đều có 1 buổi họp thường kỳ để báo 
 cáo các hoạt động, sau đó các trưởng ban sẽ có buổi họp với ban lãnh đạo để các 
 bên trao đổi thông tin, định hướng hoạt động, ngoài ra các trưởng ban cũng có thể 
 liên lạc trực tiếp với nhau về công việc liên quan 2 bộ phận à không cần thông qua 
 ban lãnh đạo. trong ban lãnh đạo luôn có người đảm nhiệm vai trò đối ngoại: liên 
 hệ với nhà trường để xin giúp đỡ, liên hệ các bên tài trợ . 
 Các công cụ phối hợp: 
 1. Các kế hoạch: đưa ra các kế hoạch, phân công rõ ràng công việc, các bộ phận 
 có mối liên kết với nhau và tạo ra một mục tiêu thống nhất. Trong mỗi buổi 
 họp ban thường trực, đội trưởng sẽ đặt ra nhiệm vụ trong thời gian tiếp theo từ 
 đó giao công việc cho các ban mảng liên quan để thực hiện đồng bộ hiệu quả 
 2. Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật: đưa ra những gì cần đạt được cho từng 
 bộ phận và toàn bộ tổng thể. Người đầu việc có nhiệm vụ đưa ra các phương án 
 để hoàn thành công việc và đưa ra các yêu cầu cần thỏa mãn. Sau khi được 
 giao nhiệm vụ, sẽ có deadline (hạn nộp) cho các trưởng ban để hoàn thành 
 công việc, yêu cầu về chỉ tiêu cần đạt được, từ đó các trưởng ban sẽ triển khai 
 về các đơn vị với các yêu cầu tương tự. 
 3. Các công cụ cơ cấu: cơ cấu tổ chức của đội theo mô hình cơ cấu tổ chức ma 
 trận nên việc phối hợp giữa các bộ phận là khá dễ dàng cụ thể nhân sự của các 
 nhóm và các nhóm chức năng là trùng lặp nên việc trao đổi và phối hợp được 
 cải thiện rất nhiều. 
 4. Giám sát trực tiếp: Các nhóm phó, nhóm trưởng, . Được nhận lệnh trực tiếp 
 từ đội trưởng triển khai cho các thành viên và trực tiếp giám sát tiến độ thực 
 hiện để báo cáo lên cấp trên, các hoạt động luôn dược phân chia người phụ 
 trách rõ ràng để tiện cho việc quản lý, giám sát. 
 5. Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý những 
 phương diện cơ bản. Các thành viên chủ chốt đểu có gmail để liên lạc công 
 việc, tận dụng các grôupfacebook để tạo các nhóm liên lạc trong các ban mảng 
 để bàn bạc thảo luận về công việc.. 
 6. Văn hóa tổ chức: hai trong ba giá trị cốt lỗi của đội là kỷ luật và tình cảm, kỷ 
 luật phải luôn được dặt lên hàng đầu, các cá nhân phải luôn đảm bảo đúng giờ 
 đến tham gia các hoạt động cũng như deadline công việc, bên cạnh đó, các 
 thành viên cũng cư xử với nhau rất thân thiết, thoải mái cởi mở như một gia 
 đình lớn, có nhiều hoạt động tập thể để gắn kết các cá nhân với nhau tạo lên 
 một môi trườn làm việc thoải mái và tạo động lực làm việc cho các cá nhân 
 4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức 
a) Đội trưởng : 
 Quyền hạn : 
 Trực tiếp chỉ đạo các Đội phí , tổ trưởng , trưởng ban , trưởng nhóm , các 
 thành viên của đội . 
 Ra các quyết định lớn liên quan đến Đội về các tất cả các mặt . Trách nhiệm : 
 Lãnh đạo đội hoàn thành các sứ mệnh, tầm nhìn được đặt ra . 
 Báo cáo trước Đoàn thanh niên và Hội sinh viên về hoạt động của đội . 
 Chịu trách nhiệm trước Đoàn thanh niên và Hội sinh viên về kết quả hoạt 
 động của đội . 
 b) Đội phó 
 Quyền hạn : tham mưu , cung cấp thông tin , lời khuyên cho Đội trưởng về các 
 mặt đối nội , đôi ngoại và các sự kiện lớn của Đội . 
 Trách nhiệm : 
 Dành thời gian giám sát , đánh giá các hoạt động của các ban , nhóm , tổ 
 trong đội 
 Tham mưu , cung cấp thông tin , lời khuyên cho đội trưởng 
 c) Tổ trưởng , Trưởng ban , Trưởng nhóm : 
 Quyền hạn : Lãnh đạo , phân công các thành viên thực hiện các hoạt động, nhiệm 
 vụ của tổ , ban , nhóm mình 
 Trách nhiệm : 
 Hoàn thành nhiệm vụ của tổ , ban , nhóm . 
 Báo cáo , chịu trách nhiệm trước đội trưởng về kết quả hoạt động của tổ , 
 ban , nhóm mình 
 5. Tập trung và phi tập trung : 
Cơ câu của đội tình nguyện có mức độ phi tập trung khá cao 
 Phần lớn các quyết định được ra bởi các trưởng ban , trưởng nhóm , tổ trưởng ; 
 Đội trưởng chi ra những chỉ đạo chung mang tính chiến lược của đội 
 Một trưởng ban , trưởng nhóm , tổ trưởng được độc lập ra quyết định mà chỉ cần 
 thông báo với đội trưởng sau khi quyết định đã ra 
 Các quyết định của các trưởng ban , trưởng nhóm , tổ trưởng có tầm quan trọng 
 lớn , liên quan trực tiếp đến các vấn đề tài chính , hoạt động của đội . Trong 
 trường hợp cần thiết , Đội trưởng có thể trao cho các đội phó quyền hạn chức năng để lãnh đạo một ban , nhóm , tổ nào đó . 
 6. Cấp quản lý và tầm quản lý : 
 Đội tình nguyện có cả các đặc điểm của cơ cấu nằm ngang và cơ cấu hình tháp 
 Đối vơi Đội trưởng cùng 3 đội phó và 5 tổ trưởng thì quản lý thiên về cơ cấu nằm 
 ngang 
 Công việc được xác định khái quát 
 Tổng hợp hóa hoạt động ( các đội phó có hoạt động giống nhau , các tổ có 
 hoạt động giống nhau ) 
 Có thể linh hoạt giữa công việc và các bộ phận ( 3 đội phó có thể đổi công 
 việc cho nhau , 5 tổ cũng có thể hoán đổi công việc cho nhau ) 
 Di chuyển nhân lực theo chiều ngang ( các thành viên trong 5 tổ cũng dễ 
 dàng hoán đổi vị trí do chức năng của 5 đội là như nhau ) 
 Đối với Đội trưởng cùng 3 ban , 3 nhóm thì quản lý thiên về cơ cấu hình tháp , 
 tầm quản lý của Đội trưởng hẹp 
 Có nhiều cấp bậc quản lý ( Đội trưởng – Trưởng ban , trưởng nhóm - Phó 
 ban , nhóm phó ) 
 Hoạt động được chuyên môn hóa theo các lĩnh vực truyền thông , kinh 
 doanh , đối ngoại , đi dạy , tuyên truyền văn hóa , tcm ) 
 Các công việc giữa các bộ phận bị giới hạn 
 C. Đánh giá cơ cấu của tổ chức theo các tiêu chí 
 Đánh giá theo 5 tiêu chí 
1. Tính tin cậy 
 - Về cơ bản thì cơ cấu nhóm đã thể hiện đươc tương đối đầy đủ các thông tin 
 được sử dụng trong tổ chức, đảm bảo được tính chính xác để phối hợp các hoạt 
 động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong hoạt động chung của hội sinh 
 viên 
 - Chức năng, quyền hạn và nhiêm vụ ,công việc được thể hiên một cách rõ ràng, 
 công khai ( qua sơ đồ cơ cấu, bản mô tả công việc, sơ đồ quyền hạn ) từ trên 
 xuống dưới từ đội trưởng xuống các đội phó,tới các ban, nhóm và từng hội viên, đảm bảo hoạt động độc lập, hiệu quả các công việc không bị trùng lặp, 
 các hội viên trong 5 nhóm có thể tham gia các hoạt động của các ban hay các 
 nhóm hoạt động 
 2. Tính linh hoạt 
 Cơ cấu hội sinh viên tương đối linh hoạt có thể thích ứng với những tình huống 
xảy ra, nhưng về cơ bản thì cơ cấu vẫn không có quá nhiều thay đổi. 
 Trong những trường hợp cụ thể cơ cấu có thể phân thêm các nhánh nhỏ ( xaay 
dựng các tổ ,đội ,nhóm ) để thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng biệt, hay hỗ trợ 
các nhóm khác nhằm tối đa hóa số cấp quản lý và các mối quan hệ 
 Hội sinh viên là 1 tổ chức không quá phức tạp,được hình thành chưa lâu và chức 
năng nhiệm vụ là rất nhiều, liên tục phát sinh thêm nhiều hoạt động nên đòi hỏi tính linh 
hoạt cũng rất cao, cơ cấu phải dần dần cải thiện 
 3. Tính hiệu quả 
 Các nhóm , các ban, nhóm hoạt động đều có những mục tiêu hoạt động cụ thể, có 
thể hoạt động độc lập hay liên kết với nhau.các mối quan hệ hợp lý và không có sự chồng 
chất về chức năng nhiệm vụ của các bộ phận 
 4. Tính thống nhất trong mục tiêu 
Trong đội svtn thì mỗi thành viên đều có thể tham gia nhiều hoạt động của tổ chức.Thế 
nên mỗi thành viên khi thuộc một ban ngành nào đó không có nhiệm vụ mục tiêu rõ ràng 
khi mà cả mỗi nhóm đều do 3 ban quản lý thế nên không có sự thống nhất về mục tiêu và 
nhiệm vụ của mỗi thành viên Một cơ cấu tổ chức đc coi là có kết quả khi nó cho phép 
mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu chung của tổ chức. 
 5. Tính tối ưu 
 Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các bộ phận phân hệ và con người để thực hiện 
các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và các cấp tổ chức có sự thiết lập về mối quan 
hệ hợp lí với số cấp nhỏ nhất nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động luôn đi sát phục vụ mục đích đề ra của tổ chức. Trong đội svtn, các đội phó còn chưa rõ chức vụ riêng của 
mình trong việc cùng đội trưởng baoquát công việc chung thế nên còn chồng chéo nhiệm 
vụ và quyền hạn thiếu đi sự năng động khi hoạt động. Tuy nhiên, đã có sự phân rõ trong 
việc quản lý hoạt động của các ban , nhóm riêng nên có sự đổi mới và sáng tạo cao dẫn 
đến thong tin có được độ chuẩn xác cao tạo nên sự hiệu quả trong hoạt động. 
 D. Nhận xét vè cơ cấu tổ chức và đưa ra giải pháp cho cơ cấu đó 
  Đội Sinh viên Tình nguyện Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là mọt cơ cấu chính 
 thức, bền vững được tổ chức chính theo mô hình ma trận, tuy nhiên khi cũng áp 
 dụng cơ cấu tổ chức theo nhóm: khi tổ chức mộtchương trình lớn thì sẽ có 1 nhóm 
 các thành viên được chnj ra làm ban tổ chức – tập hợp người từ nhiều ban mảng 
 khác nhau. 
  Ưu điểm: tận dụng được tối đa khả năng của mọi người khi các cá nhânđược chọn 
 làm việc ở 1 hay nhiều vị trí thích hợp, kết hợp tổ chức ma trận và tổ chức theo 
 nhóm đeo lại sự linh hoạt trong tổ chức, đáp ứng được sự biến động của điều kiện 
  Nhược điểm: Quản lý các cấp còn chồng chéo, tổ chức chưa thực sự chuyên nghiệp 
 vì thế quyền lực chỉ đạo bị phân tán xung đột, thường xuyên xảy ra hiện tượng song 
 trùng lãnh đạo – tạo ra mệnh lênh không nhất quán dẫn đến công việc khó khăn khi 
 thực hiệnmất nhiều thời gian và công sức 
  Giải pháp: thống nhất lại vè cơ cấu tổ chức, phânchia rõ quyền quản lý giãu các ban 
 mảng, các nhiệm vụ được giao toàn quyền quyết định cho một số cá nhân, tránh tình 
 trạng chồng chéo quản lý, chỉ đạo 
 Ưu điểm: 
 - Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng 
 - Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu. 
 - Kết hợp được năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia. 
 - Tạo điều kiện đạp ứng nhanh chóng với những thay đổi môi trường. 
 Nhược điểm: 
 - Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh 
 - Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung 
 đột 
 - Cơ cấu phức tạp và không bền vững 
 - Gây tốn kém.