Thực trạng và giả pháp kinh doanh tại Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt

Mục Lục 
I. Giới thiệu về công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt ...............................................2 
II. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty ..........................................................................................4 
III. Phân tích cơ cấu tổ chức công ty theo 6 thuộc tính, chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu. ...............4 
 1. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa ...................................................................5 
 2. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ......................................................................................5 
 3. Cấp và tầm kiểm soát...................................................................................................................6 
 4. Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm .........................................................................................6 
 5. Tập trung và phi tập trung ..........................................................................................................7 
 6. Phối hợp .......................................................................................................................................7 
IV. Đánh giá cơ cấu tổ chức theo 5 yêu cầu ....................................................................................8 
 1. Tính thống nhất trong mục tiêu ..................................................................................................8 
 2. Tính tối ưu ...................................................................................................................................8 
 3. Tính tin cậy ..................................................................................................................................9 
 4. Tính linh hoạt ..............................................................................................................................9 
V. Gợi ý hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty .................................................................................... 10 
 1. Lý do phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức ..................................................................................... 10 
 2. Đề xuất hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho công ty Đức Việt ...................................................... 10 
 Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt 
 I. Giới thiệu về công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức 
 Việt 
 Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt thành lập ngày 07/11/2003 
do phòng kế hoạch và đầu tư UBND Tỉnh Hà Tây (Hà Nội ngày nay) cấp (được 
chuyển đổi từ công ty TNHH Thành Minh). Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 
0303000270 cấp ngày 19/04/2005. 
 Điện thoại: 0343.719767 Fax: 0343.719769 
 VPĐD: số 13 lô 4A Trung Yên 6 – Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội. 
 Điện thoại: 043.7848350 Fax: 043.7848349 
 Email: Ducviet04@fpt.vn 
 Website: 
 Slogan của công ty: “Uy tín và hiệu quả của khách hàng là phương châm 
hoạt động của chúng tôi” 
 Ngành nghề kinh doanh của công ty: Công ty Cổ phần sản xuất và kinh 
doanh Đức Việt là đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các thiết bị phục vụ 
cho việc thi công các công trình xây dựng, sản phẩm của công ty bao gồm:cốt 
pha thép định hình,cột chống siêu trọng,giáo chống tổ hợp,giáo hoàn thiện,máy 
móc thi công các loại,ống thép định hình,vận thăng và cẩu tháp. 
 Ngoài ra công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt còn là nhà phân 
phối độc quyền hệ thống đỗ xe ô tô tự động của hãng SIMMATEC – Hàn Quốc. 
(Các hệ thống đỗ xe tự động của Simmatec đã được sử dụng rộng rãi tại Châu 
Âu, Châu Á và đã khẳng định được chất lượng). Chi nhánh Đà Nẵng: 255 đường Trường Chinh – Thanh Khê – Đà Nẵng. 
 Điện thoại: 0511.3842.560 Fax: 0511.3842.562 
 Chi nhánh Sài Gòn: 396 Điện Biên Phủ-Quận Bình Hạnh–TP Hồ Chí Minh 
 Điện thoại: 08.3512.0020 
 Tổng diện tích có công trình xây dựng của công ty 11.000m2. Hiện tại, 
công ty có thể được xem là một đơn vị hàng đầu trong điểm công nghiệp Ngọc 
Sơn – Chương Mỹ - Hà Nội về mặt hàng cơ khí. 
 Công ty là doanh nghiệp có quy mô vừa với 250 lao động, doanh thu năm 
2007 là: 114 tỷ đồng, 2008 là 197 tỷ đồng, 2009 là 235 tỷ đồng. giá trị hiện tại 
của tổng tài sản vào khoảng 96 tỷ đồng. Công ty có phân xưởng sản xuất chính, 
sản xuất các mặt hàng chủ yếu là giàn giáo xây dựng, cốt pha thép, vận thăng và 
máy trộn.. 
 Thu nhập bình quân 1 người là: 2,5 triệu đồng. 
 II. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty 
 Đại hội đồng cổ 
 đông 
 Hội đồng quản 
 trị 
 Ban giám đốc 
 Phòng Kế Phòng Kế Phòng Phòng Tổ 
hoạch -kinh toán - tài chức - hành 
 Kỹ thuật 
 doanh chính chính 
 Chi nhánh Sài Nhà máy Chi nhánh Đà 
 Gòn Nẵng 
 Phân Kho 
 xưởng hàng 
 sản 
 xuất 
 III. Phân tích cơ cấu tổ chức công ty theo 6 thuộc tính, chỉ ra 
 điểm mạnh, điểm yếu. 1. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa 
 Công ty có hội đồng quản trị gồm 3 người ,một ban giám đốc với một 
giám đốc và một phó giám đốc.Tất cả các phòng ban đều trực thuộc sự quản lý 
của ban giám đốc.Các phòng ban được bố trí chuyên môn hóa, do đó phát huy 
được tối đa được năng lực hoạt động chuyên môn của các phòng ban. 
 Ưu điểm: Công ty đã kết hợp được chuyên môn hóa và tổng hợp hóa một 
cách linh hoạt. Nhờ tổng hợp hóa mà ban giám đốc đã quản lý được tổng thể 
mọi hoạt đông của công ty. Nhờ chuyên môn hóa mà các nhiệm vụ phức tạp của 
công ty trở thành những hoạt động đơn giản hơn trong từng chuyên môn, chúng 
mang tính độc lập tương đối và giao chúng cho các bộ phận của công ty. Mỗi bộ 
phận chỉ chịu trách nhiệm trong lĩnh vực mình hoạt động, đi sâu nghiên cứu vào 
các chuyên môn do đó tăng chất lượng và hiệu quả hoạt động. Chính nhờ 
chuyên môn hóa mà công ty có rất nhiều các phòng ban chức năng với các công 
việc chuyên môn khác nhau tạo điều kiện cho nhân viên công ty có thể lựa chọn 
cho họ những công việc và những vị trí phù hợp với năng lực của họ. 
 Nhược điểm: Ban giám đốc chỉ có 2 người nhưng phải đảm nhận khối 
lượng công việc quá lớn dẫn đến tình trạng quản lý không hiệu quả, một số 
công việc có thể bị xao nhãng không được quan tâm giải quyết một cách đúng 
mức. 
 2. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ 
 Công ty tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng, thống nhất từ trên xuống. 
 Ưu điểm: Phát huy ưu thế của chuyên môn ngành nghề, mỗi bộ phận trong 
công ty phát huy được sức mạnh của mình đặc biệt bộ phận nhà máy thể hiện 
được năng lực của mình. Đơn giản hóa việc đào tạo, các bộ phận có kế hoạch 
đào tạo mới và nâng cao trình độ cho nhân viên bộ phận mình. Tạo điều kiện 
cho giám đốc kiểm tra chặt chẽ hoạt động của các bộ phận. 
 Nhược điểm: Nhược điểm nổi bật đó là sự phối hợp hành động của các phòng ban chức năng trong công ty chưa được chặt chẽ. Sự chuyên môn hóa 
chưa cao nhưng đã làm hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung 
cho công ty, các trưởng phòng, chỉ giỏi trong lĩnh vực của mình tuy nhiên năng 
lực về quản trị chung công ty còn những hạn chế. Do họ chỉ chịu trách nhiệm 
chức năng của mình đồng thời trong quá trình phối hợp còn nhiều hạn chế tình 
trạng đổ lỗi, trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho 
cấp lãnh đạo cao nhất. 
 3. Cấp và tầm kiểm soát 
 Ưu điểm: Số cấp trong công ty khá hợp lý. Về phạm vi quản lý ở ban giám 
đốc thì công việc khá nhiều, nhưng nó tạo điều kiện cho việc quản lý hiệu quả, 
kiểm soát tốt, nâng cao được kết quả hoạt động . Do đó việc quản lý các phòng 
ban của ban giám đốc gặp ít khó khăn công việc rõ ràng, không bị chồng chéo. 
 Nhược điểm: Tuy nhiên về tầm kiểm soát của ban giám đốc quá rộng, 
ngoài việc quản lý công việc của công ty do các phòng báo cáo, ban giám đốc 
còn phải quản lý thêm 2 chi nhánh ,. Việc ban giám đốc phải làm quá nhiều việc 
như vậy sẽ làm cho công việc của giám đốc quá nhiều. Gây căng thẳng, công việc 
luôn chờ trong tình trạng chờ giám đốc quyết định. Làm giảm hiệu quả, làm chậm 
tiến độ công việc. Cần có giải pháp khắc phục ngay hạn chế này. 
 4. Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm 
 Cơ cấu tổ chức của công ty sử dụng cả ba loại quyền hạn: trực tuyến, chức 
năng và tham mưu. Trong công ty,mối quan hệ quyền hạn trực tuyến giữa cấp 
trên và các cấp dưới được trải dài từ hội đồng quản trị tới giám đốc, phó giám 
đốc tiếp đến các phòng ban. Công ty sử dụng mô hình quyền hạn theo nguyên lý 
thứ bậc, trực tiếp nhận nhiệm vụ và báo cáo cho cấp trên trực tuyến của mình. 
Mối quan hệ quyền hạn chức năng cũng được sử dụng trong cơ cấu tổ chức công 
ty đó là các phó giám đốc nhận ủy quyền chức năng từ giám đốc công ty thực 
hiện các nhiệm vụ như: thực hiện các nhiệm vụ khi hỗ trợ, giám sát các dự án, 
các chi nhánh của công ty. Còn quyền hạn tham mưu cũng được sử dụng trong công ty ở đa phần các bộ phận trong cơ cấu nhưng nổi bật nhất là tham mưu của 
các phó giám đốc với giám đốc công ty. Vai trò tham mưu cho giám đốc rất 
quan trọng giúp cho giám đốc có thể ra các quyết định dễ dàng, tuy nhiên việc 
sử dụng quyền hạn tham mưu trong công ty cần đảm bảo tham mưu toàn diện 
hơn nữa, phó giám đốc cần đưa ra các giải pháp cho giám đốc lựa chọn vì giám 
đốc công ty nhiều việc. Cần khuyến khích hơn nữa việc sử dụng quyền hạn tham 
mưu trong công ty, để việc sử dụng quyền hạn tham mưu trở thành thông lệ 
trong đời sống công ty. 
 Trong công ty quyền hạn và trách nhiệm của các phó giám đốc khá mờ 
nhạt họ chỉ có quyền hạn trong lĩnh vực hoạt động của mình, trong khi quyền 
lực tập trung ở giám đốc các quyết định hoạt động kinh doanh của các công ty 
thành viên, hay các dự án, văn phòng đại diện đều do giám đốc ra quyết định. Vì 
vậy cần trao thêm quyền cho phó giám đốc để giám đốc được san sẻ công việc 
và các phó giám đốc cũng phát huy được năng lực của mình. 
 5. Tập trung và phi tập trung 
 Trong công ty thì tính chất tập trung của cơ cấu thể hiện khá rõ. Quyền lực tập 
trung ở hội đồng quản trị và tập trung cao nhất ở giám đốc công ty. 
 Ưu điểm: Tạo sự nhất quán trong đường lối chính sách trong hoạt động 
công ty, cấp trên có thể kiểm soát dễ dàng các hoạt động của cấp dưới ban giám 
đốc có thể điều động nguồn lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm vụ. 
 Nhược điểm: Do tính chất tập trung quyền lực dẫn tới làm giảm sự quan 
trọng và tính tích cực, khả năng sáng tạo của các quản lý thấp hơn. Đôi khi ban 
giám đốc phải bận bịu với nhũng quyết định tác nghiệp, làm cho công việc căng 
thẳng, tác động làm giảm thời gian cho các hoạt động chiến lược của công ty. 
 6. Phối hợp 
 Tự nội bộ của các phòng ban thì việc phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận 
trong công ty còn nhiều hạn chế. Do có sự kiểm soát chặt chẽ của ban giám đốc nên việc phối hợp của các phòng ban, bộ phận trong tổ chức nên việc phối hợp 
công ty có nhiều bước tiến tuy nhiên cơ chế phối hợp trong công ty còn rất yếu. 
 Trong công ty việc điều động phối hợp nguồn lực để thực hiện các mục tiêu 
khá dễ dàng, nhưng sự phối hợp hiệu quả còn chưa cao, mặt khác lại mang 
những ảnh hưởng đến các hoạt động công ty. Đó là sự chồng chéo nhiệm vụ, đôi 
khi không thống nhất được nhiệm vụ, việc trao đổi thông tin còn ít và kém hiệu 
quả. Việc xây dựng các kênh thông tin dọc ngang là rất cần thiết nó sẽ làm cho 
thông tin thông suốt giữa các bộ phận và ban giám đốc dễ dàng kiểm tra và thúc 
đẩy cơ chế phối hợp. Việc sử dụng các công cụ phối hợp còn hạn chế. Văn hóa 
công ty chưa thực sự là sợi dây gắn kết các thành viên trong công ty. 
 IV. Đánh giá cơ cấu tổ chức theo 5 yêu cầu 
 1. Tính thống nhất trong mục tiêu 
  Mỗi cá nhân đều góp phần vào các mục tiêu chung của tổ chức 
  Mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận tương đối thống nhất với 
 mục tiêu chung của tổ chức 
  Trong công ty thì tính chất tập trung của cơ cấu thể hiện khá rõ. Quyền lực 
 tập trung ở hội đồng quản trị và tập trung cao nhất ở giám đốc công ty. Tạo 
 sự nhất quán trong đường lối chính sách trong hoạt động công ty, cấp trên 
 có thể kiểm soát dễ dàng các hoạt động của cấp dưới ban giám đốc có thể 
 điều động nguồn lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm vụ. 
 2. Tính tối ưu 
  Số cấp trong công ty khá hợp lý. 
  Mối quan hệ giữa các phòng ban tương đối tốt nhưng thực sự vẫn chưa có 
 sự hợp tác cao. 
  Tự nội bộ của các phòng ban thì việc phối hợp giữa các phòng ban, bộ 
 phận trong công ty còn nhiều hạn chế. Do có sự kiểm soát chặt chẽ của ban giám đốc nên việc phối hợp của các phòng ban, bộ phận trong tổ chức 
 nên việc phối hợp công ty có nhiều bước tiến tuy nhiên cơ chế phối hợp 
 trong công ty còn rất yếu. 
3. Tính tin cậy 
 Quá trình truyền đạt thông tin diễn ra tương đối tốt, không có hiện tượng 
 ứ đọng hay tắc nghẽn thông tin, mệnh lênh khi truyền từ trên xuống. 
 Quá trình phản hồi thông tin cho các cấp lãnh đạo chưa thực sự tốt 
 Sự minh bạch các mối quan hệ tương đối tốt. 
4. Tính linh hoạt 
 Sự phối hợp các nhân viên trong bộ phận của công ty được đánh giá khá 
 tốt. Điều này tạo cho cơ cấu tổ chức có sự ổn định trong việc thực hiện 
 công việc hàng ngày. Song, tuy là các chức năng của công ty được coi là 
 phụ thuộc nhau nhưng lại chưa có sự kết họp chặt chẽ. Điều này sẽ gây 
 khó khăn cho việc phối họp nhất là khi có những sự thay đối trong chiếc 
 lược, làm giảm tốc độ phản ứng thích nghi với sự biến động của môi 
 trường kinh doanh, đẫn đến giảm lợi thế cạnh tranh của công ty. 
5. Tính hiệu quả 
 Do hầu hết cán bộ nhân viên đều được sắp xếp công việc phù hợp với 
 năng lực chuyên môn nên hiệu quả làm việc cao 
 Trong công ty việc điều động phối hợp nguồn lực để thực hiện các mục 
 tiêu khá dễ dàng, nhưng sự phối hợp hiệu quả còn chưa cao, mặt khác lại 
 mang những ảnh hưởng đến các hoạt động công ty. Đó là sự chồng chéo 
 nhiệm vụ, đôi khi không thống nhất được nhiệm vụ, việc trao đổi thông 
 tin còn ít và kém hiệu quả. Việc xây dựng các kênh thông tin dọc ngang là 
 rất cần thiết nó sẽ làm cho thông tin thông suốt giữa các bộ phận và ban 
 giám đốc dễ dàng kiểm tra và thúc đẩy cơ chế phối hợp. Việc sử dụng các 
 công cụ phối hợp còn hạn chế. Văn hóa công ty chưa thực sự là sợi dây 
 gắn kết các thành viên trong công ty. 
 V. Gợi ý hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty 
 1. Lý do phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức 
 Qua việc tìm hiểu và phân tích về tình hình cơ cấu tổ chức của công ty Đức 
Việt, ta nhận thấy những thành quả đạt được của công ty là tổ chức theo mô hình 
cơ cấu chức năng phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh, đảm 
bảo thực hiện triệt để chế độ một thủ trưởng trong lãnh đạo từ đó đề cao trách 
nhiệm cá nhân, thúc đẩy mọi người làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp 
phần nâng cao hiệu quả cho công tác điều hành . Cơ cấu tổ chức của công ty 
hiện nay về cơ bản đảm bảo các phòng ban làm việc đáp ứng tính chuyên môn 
hóa, công việc được diễn ra nhanh hơn. Sự phân chia nhiệm vụ, chức năng, 
quyền hạn giữa các phòng ban đã rõ ràng tạo điều kiện cho việc thực hiện nhiệm 
vụ tốt nhất, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty được diễn ra liên tục 
và đạt hiệu quả cao. 
 Bên cạnh những thành quả đạt được, cơ cấu tổ chức của công ty Đức Việt 
còn hạn chế cần khắc phục là: nhiệm vụ của ban giám đốc là quá nặng dẫn tới 
tình trạng quá tải trong công việc, giám đốc thường phải làm thêm giờ để giải 
quyết công việc; phòng kinh doanh: vừa phụ trách nghiên cứu thị trường, lập kế 
hoạch kinh doanh , lại kiêm thêm nhiệm vụ về xuất nhập khẩu hàng hóa của 
công ty, dẫn đến tình trạng quá tải trong công việc, các nhân viên kinh doanh 
thường xuyên phải làm thêm giờ để đáp ứng yêu cầu của công việc. 
 Vì vậy việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty là vấn đề quan trọng và 
khá cấp thiết ảnh hưởng trưc tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. 
 2. Đề xuất hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho công ty Đức Việt 
 Từ thực trạng đã phân tích ở trên ta thấy cơ cấu tổ chức quản trị chưa hợp 
lý trong việc bố trí sắp xếp nhân sự cũng như các phòng ban: Để khắc phục tình 
trạng này, theo nhóm em nên bổ sung thêm 1 vị trí phó giám đốc nữa để san sẻ 
công việc cũng như trách nhiệm với giám đốc và phó giám đốc hiện tại. Theo đó 
phó giám đốc này sẽ phụ trách về vấn đề xuất nhập khẩu và sản phẩm hàng hóa