Quản lí học - Nghiên cứu về các công cụ tạo động lực

 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 
 VIỆN TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG 
 ----------o0o---------- 
 BÀI TẬP NHÓM 
 MÔN: QUẢN LÝ HỌC 
Đề tài: 
 NGHIÊN CỨU VỀ CÁC CÔNG CỤ TẠO ĐỘNG LỰC 
 Giáo viên hướng dẫn : PGS.TS. Đỗ Thị Hải Hà 
 Danh sách nhóm : Phạm Minh Thư – 11123912 – 255 
 Nguyễn Đình Hoàng – 11121522 – 103 
 Nguyễn Xuân Tuyến – 11124488 – 290 
 Vũ Hải Linh – 11122142 – 157 
 Phạm Thanh Vân – 11124550 – 293 
 Lớp tín chỉ : Quản lý học 1 (213)_5 
 Hà Nội, tháng 10/2013 MỞ ĐẦU 
 Công ty Vinatex Đà Nẵng thuộc loại công ty cổ phần, có lịch sử phát 
triển từ những năm 1992. Cụ thể: 
 - Ngày 01/07/1992 Công ty được thành lập với tên gọi là chi nhánh 
 Liên Hiệp Sản Xuất – Xuất Nhập Khẩu Dệt May Việt Nam tại Đà 
 Nẵng. Với một xưởng may 350 công nhân, một xưởng thêu tự động 
 và một số cửa hàng cung ứng thiết bị phụ tùng ngành may. 
 - Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất - xuất nhập 
 khẩu dệt may Đà Nẵng được sáp nhập với chi nhánh Textimex Đà 
 Nẵng theo quyết định số 100/QĐ/TCLĐ của Hội đồng quản trị tổng 
 công ty dệt may Việt Nam, lấy tên là chi nhánh Vinatex Đà Nẵng. 
 - Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà 
 Nẵng đã được cổ phần hoá với tên gọi là: “Công ty cổ phần 
 sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng” và hoạt động 
 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 3203000715 ngày 
 08/08/2005. 
 - Ngày 01/09/2005 là thời điểm đánh dấu việc chuyển đổi hình 
 thức sở hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với 
 tên gọi tắt Công ty Vinatex Đà Nẵng. 
 - Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty cổ phần 
 Vinatex Đà Nẵng 
 - Tên giao dịch quốc tế: Danang Textile And Garment 
 Manufacturing Import Export Joint Stock Company 
 - Tên viết tắt: Vinatex thành phố đà nẵng 
 - Trụ sở chính: 25 Trần Quý Cáp- Quận Hải Châu- Tp.Đà Nẵng 
Cơ cấu tổ chức của công ty: 
 1 Tổng giám đốc 
 Phó giám đốc 
 Ban quản lý ISO 
 Các đơn vị Các phòng ban Các đơn vị 
 chức năng 
 sản xuất kinh doanh 
XN Nhà Nhà Xưởng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Trung Trung 
may máy máy thêu tự kinh kế tổ chức tài kỹ thuật QA tâm tâm 
 I, may may động doanh hoạch hành chính công thương kinh 
IIA, Phù Dung thị chính kế toán nghệ mại dệt doanh 
IIB, Mỹ Quất trường may điện và 
III, điện 
IV lạnh 
 Các cửa Các cửa 
 hàng hàng 
 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: 
 Ban giám đốc: 
  Tổng Giám Đốc: Là người điều hành, phụ trách chung mọi hoạt 
 động sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí trong 
 chi nhánh, đảm bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo 
 trước Hội đồng quản trị. 
  Phó Tổng Giám Đốc: Là người chỉ đạo cụ thể cho từng đơn vị trong 
 lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất 
 lượng; nắm tình hình sản xuất của các nhà máy, xí nghiệp, 
 phân xưởng trực thuộc, giải quyết ngay những khó khăn trong quá 
 trình sản xuất. 
  Ban quản chất lượng ISO 9001-2000: Theo dõi phân tích đánh 
 giá hoạt động quản trị chất lượng và đề xuất cải tiến các lĩnh vực 
 2 hoạt động của công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và 
 đại diện lãnh đạo công ty 
Các đơn vị sản xuất: 
  Các xí nghiệp may I, IIA, IIB, III, IV: có nghiệm vụ tổ chức sản xuất 
 cho các đơn hang công ty giao. 
  Nhà máy Phù Mỹ tại tỉnh Bình Định: Được thành lập theo quyết định 
 số 558/QD-TCHC ngày 18 tháng 9 năm 2003 của Tổng Giám Đốc 
 Tổng Công Ty Dệt May Việt Nam; chủ động cân đối năng lực sản 
 xuất, thực hiện các đơn đặt hang do công ty dao và tự kiếm, khai 
 thác nhằm hoàn thành các kế hoạch sản xuất. 
  Xưởng thêu tự động: có hệ thống thêu tự động phục vụ công đoạn 
 hoàn thiện sản phẩm. 
Các phòng ban: 
  Phòng kinh doanh: phụ trách việc kinh doanh thị trường trong nước; 
 quản lý các đơn đặt hang gia công, xuất khẩu; thực hiện các thủ tục 
 giao nhận; hải quan để nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất khẩu 
 hang hóa; đàm phán, giao dịch với các nhà cung cấp, khác hang từ 
 khâu ký kết hợp đồng đến thực hiện, thanh lý hợp đồng 
  Phòng tổ chức hành chính: Tổ chức quản lý nhân sựm nghiên cứu đề 
 xuất với giám đốc trong việc bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, tổ chức 
 bộ máy lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, giải quyết các 
 chế độ chính sách, thực hiện công tác quản trị hành chính, văn thư, y 
 tế, thanh tra, bảo vệ. 
  Phòng tài chính, kế toán: Quản lý theo dõi, thực hiện công tác tài 
 chính kế toán tại đơn vi, tham mưu cho tổng giám đốc công ty về 
 hiệu quả tài chính trong đầu tư các dự án. Theo dõi tình hình biến 
 động, sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài 
 chính cho các cơ quan quản lý, cơ quan thuế 
  Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành 
 thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hang, phù 
 hợp với khả năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế 
 hoạch. 
 3  Phòng quản lý chất lượng (QA): có trách nhiệm kiểm soát chất lượng 
 cho toàn bộ các đơn hàng từ đầu vào đến đầu ra. 
  Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp 
 với năng lực của cả công ty bà của từng đơn vị trực thuộc; tham gia 
 đàm phán, soạn thảo vè tổ chức thực hiện các đơn hàng gia công 
 theo hợp đồng đã ký; tham gia hoạch định kiểm tra, đôn đốc việc 
 thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, bao gồm cả sản 
 phẩm FOB và nội địa. 
 Các đơn vị kinh doanh: 
  Trung tâm TM dệt may: tổ chức quản lý cửa hàng, thực hiện kinh 
 doanh thương mại cho đối tượng khách hàng trong nước về các sản 
 phẩm quần áo may mặc thời trang. 
  Trung tâm KD điện và điện lạnh: Bán các loại máy may và các thiết 
 bị thuộc ngành may. 
 I. Các thủ tục kiểm soát đối nội bộ chu trình mua hàng và thanh 
 toán tại công ty cổ phần Vinatex 
 1. Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng 
Sơ đồ kiểm soát mua hàng 
 Kho Bộ phận Phòng 
 quản lý KTCN 
 Đơn đặt hàng 
 Nhận hàng Kiểm ta chất Lấy mẫu 
 lượng 
 Sao chép 
 Kiểm tra số Lập báo cáo Bảng phân 
 lượng phối màu 
 Gửi cho nhà 
 cung cấp 
 Nhập kho và Ghi sổ kế 
 lập phiếu toán, sổ kho 
 Nhận hàng 
 hóa đơn và 
 bảng màu 
 Sao chép 
 Kiểm tra 
 4 a) Xét duyệt mua hang 
 Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work 
 cho công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài 
 liệu được chuyển sang cho phòng công nghệ kiểm tra định mức 
 nguyên phụ liệu (NPL) và cân đối năng lực sản xuất của các xí 
 nghiệp có liên quan để xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng 
 được thời hạn giao hàng cho khách hàng không. Hơn nữa, cũng cần 
 phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không 
 để chấp nhận hay từ chối đơn hàng, Nếu phòng công nghệ kiểm tra 
 thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất 
 với phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng 
 phòng kinh doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách 
 hàng. 
 Khách hàng gửi PO (purchasing order) cho công ty. Công ty sẽ đối 
 chiếu PO với BC về sống lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy 
 phù hợp thì lập bảng tổng hợp tất cả các nguyên phụ liệu cần kua cho 
 đơn hàng căn cứ vào Costing sheet, bảng định mức nguyên phụ liệu 
 của phòng công nghệ và các tài liệu có liên quan để tiến hành các thủ 
 tục mua. 
 Phòng kinh doanh sẽ tập hợn đơn đặt hàng và gửicho nhà cung cấp. 
 Đối với hàng mua trong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phòng kinh 
 doanh, còn đối với hàng nhập khẩu thì sẽ do trưởng phòng kinh 
 doanh ký duyệt. Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên: một gửi cho kế 
 toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận 
 kho để dung làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng 
 kinh doanh. 
 Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp 
 sẽ chấp nhận đơn đặt hàng của công ty. Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi 
 PI (bảng xác nhận của người bán) cho công ty và tiến hàng làm hợp 
 đồng. 
b) Nhận hàng 
 Thủ kho: trực tiếp nhận hàng, sau đó xem xét, so sánh số lượng trên 
 Packing list, đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù 
 5 hợp hay không. Lúc này thủ kho chỉ cần kiểm tra chi tiết từng 
 nguyên phụ liệu và nộp Biên bản kiểm tra chất lượng nguyên phụ 
 liệu dựa trên cơ sở báo cáo kiểm tra chất lương NPL của bộ phận 
 Quản lý chất lượng cho Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. 
 - Kinh hàng về tờ khai nhập khẩu hay hóa đơn chưa về thì Chủ kho 
 phải lập biên bản tạm nhập cho lô hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký 
 của các bên liên quan để làm căn cứ nhập hàng vào kho. Đồng thời 
 phải thông báo kịp thời cho Kế toán để lấy Hóa đơn. 
 - Khi hàng về mà tờ khai nhập nhẩu và hóa đơn cùng về thì hàng nhập 
 kho thủ kho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối 
 chiếu với Hóa đơn. Sau đó làm thủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa 
 đơn là hàng đã được nhập đủ và đúng theo yêu cầu. 
 Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có 
 chữ ký của bên giao hàng. Sau đó, phải sao chép cho bộ gồm hóa đơn có 
 chữ ký của thủ kho ở mặt sau, tờ khai, đơn đặt hàng và các chứng từ có 
 liên quan gửi cho kế toán công nợ làm cơ sở để hạch toán. 
 - Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt 
 hàng, hóa đơn, thủ kho cần lập biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo 
 dõi lô hàng và nhanh chóng thông báo cho các Sales mặt hàng có 
 liên quan. Trong lúc đó, đối với hàng thiếu thì chi nhập số thực nhận, 
 còn đối với hàng thừa thfi chi nhập theo số của Pacsking list hay hóa 
 đơn và xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu đó. 
 - Nếu hàng về mà đưa vào sản xuất ngay thì thủ kho phải lập biên bản 
 tạm xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận có đầy đủ chữ 
 ký của cả các bên có liên quan. 
 Trong mọi trường hợp chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo có liên 
 quan và kế toán. Khi có một vấn đề ngoài thẩm quyền của thủ kho thì 
 phải có giấy đề xuất có chữ ký của người có thẩm quyền liên quan. 
  Bộ phận quản lý chất lượng (QA) tại kho: kiểm tra chất lượng của lô 
 hàng có đúng yêu cầu hay không, sau đó lập Báo cáo kiểm tra chất 
 lượng nguyên phụ liệu và chuyển cho các Sales để có kế hoạch liên 
 hệ nhà cung cấp. 
Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu: 
 6 - Thùng Carton: kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng 
 thùng. 
- Các loại bao bì: kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm 
 cả quy cách xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các 
 chữ in trên bao không bị nhòe, mất chữ, độ bám của chữ trên bao, 
 các bị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm 
 tra độ bám keo dán của bao bì,.. 
- Các loại nút thường: kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng các loại nút 
 kiểm tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút, kiểm tra quy 
 cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng 
 của nút. 
- Các loại dây kéo: kiểm tra màu sắc, thông số, rang của dây kéo, vải 
 dệt dây kéo. Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xuay đầu khóa 4 vòng, 
 bẻ gập dây kéo làm 3 lần để kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim 
 loại hoặc mạ kim loại thì dung vải 100% cotton trắng để lau kiểm tra 
 xem mày rang kim loại độ bền của màu dây. 
- Những loại khác (nhãn các loại, thẻ dài, dây viền, giấy lót, ) tùy 
 theo yêu cầu quy định trên tài liệu hoặc mua sản phẩm mẫu để kiểm 
 tra. 
Nếu phát hiện các phụ kiện không phù hợn thì phải để riêng rag hi rõ 
phụ liệu không đạt. 
Khi đã kiểm tra xong lô phụ liệu thì phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất 
lượng của lô phụ liệu: 
- Nếu chấp nhận ô hàng: Ghi đã kiểm tra/đạt trên phiếu xác nhận chất 
 lượng sản phẩm theo biểu báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập 
 kho (kèm biểu mẫu). Sau đó, cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo 
 phòng QA phê duyệt và giao một liên cho bộ phận kho làm căn cứ 
 nhận hàng, 1 liên lưu tại phòng QA. 
- Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi đã kiểm tra/không đạt vào phiếu 
 kiểm tra chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng 
 phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu). Sau đó, trình lãnh đạo phòng QA 
 phê duyệt và chuyển cho đơn vị mua xem xét, xử lý. Phụ liệu nào 
 không đạt yêu cầu thì không được nhập kho. 
 7  Bộ phận kỹ thuật công nghệ: kiểm tra tính phù hợp của nguyên phụ 
 liệu và lấy mẫu đưa vào Bảng phối màu 
 Bộ phận Sales: kiểm tra lô hàng có đúng theo yêu cầu đã đặt ra hay 
 không căn cứ vào báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu từ 
 QA và bảng phối màu từ phòng KTCN. 
 Cán bộ Sales sẽ kiểm tra mẫu hàng, mã hàng, số lượng ghi 
 trên trang bìa của Bảng phối màu với hàng thực nhận. Phần 
 bên trong của bảng phối màu là những nguyên phụ liệu mẫu 
 thực tế cần thiết để may nên một mặt hàng cụ thể, đây là căn 
 cứ để đối chiếu với hàng thực nhận về chất lượng, mẫu mã 
 hàng mua. 
 Đối với các lô hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng thì sẽ 
 được nhân viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để 
 xác định chủng loại, tỉ lệ và số lượng không phù hợp. Từ đó sẽ 
 giải quyết ngay với nguyên phụ liệu không phù hợp đó hoặc 
 kịp thời khiếu nại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất 
 nhằm đảm bảo an toàn chô sản xuất. 
c) Nhập kho và ghi sổ 
 Sau khi đã nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu 
 chuẩn thì tiến hành phập kho hàng hóa. Khi nhập khi, thủ kho và kế 
 toán kho cần căn cứ vào các chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ: 
 Thủ kho: Packing list, hóa đơn, đơn đặt hàng, Invoice, biên bản tạm 
 nhập, biên bản nhận hàng, báo cáo kiểm tra chất lượng, giấy đề 
 xuất(nếu có). 
 Kế toán kho: Packing list, hóa đơn, đơn đặt hàng, invoice, phiếu xuất 
 kho, giấy đề xuất(nếu có), biên bản tạm nhập, biên bản nhận hàng, 
 biên bản thừa thiếu, báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, 
 Bill, Tờ khai hàng nhập khẩu. 
 Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán cho tiến hành kiểm tra bộ chứng 
 từ, đối chiếu các mục trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu với các chứng 
 từ có liên quan. Khi thấy phù hợp sẽ tiến hành ghi tang nguyên phụ 
 liệu và sổ chi tiết TK 152, bảng kê nguyên phụ liệu hoặc bảng tổng 
 hợp nhập xuất tồn , còn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho. Căn cứ trên 
 8 Hóa đơn GTGT do người bán cung cấp, kế toán sẽ kiểm tra số tiền, 
 mã số thuế ghi trên hóa đơn có đúng không, nếu sai sẽ gửi trả lại cho 
 nhà cung cấp sửa chữa; riêng hợp đồng phải có sự phê chuẩn của 
 Tổng giám đốc công ty. 
 Sau khi kiểm tra xong, kế toán kho sẽ sử dụng User và Password của 
 mình để truy cập vào hệ thống và nhập dữ liệu cần thiết vào máy tính 
 như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mã nhập xuất”, Trường hợp hàng 
 mới nhập kho chưa có trong danh sách mã hàng mà công ty đã mã 
 hóa thì kế toán kho phải báo cho phòng kinh doanh để tạo them danh 
 mục mặt hàng mới vào danh sách. 
 Khi dữ liệu được nhập đầy đủ vào máy tính thì nõ sẽ tự động kết 
 chuyển số liệu vào các sổ sách và báo cáo có liên quan theo chương 
 trình được lập sẵn. định kỳ, kế toán kho sẽ đối chiếu số dư cuối kỳ 
 của TK 152 với số dư trên Bảng tổng hợp cân đối do kế toán tổng 
 hợp lập, nếu có chênh lệch thì kế toán kho sẽ kiểm tra lại xem việc 
 nhập liệu ban đầu có đúng không hay là do việc định khoản chưa 
 chính xác để sửa chữa lại trựa tiếp trên máy cho phù hợp. tuy nhiên, 
 do sử dung phần mềm kế toán nên đôi khi cũng không tránh khỏi sai 
 sót do lỗi phần mềm, khi đó kế toán kho không thể tiến hành sửa 
 chữa trực tiếp trên máy được, lúc này kế toán kho sẽ phải lập bảng 
 tổng hợp sai sót do lỗi chương trình và trình cho phòng kinh doanh 
 kiểm tra, xem xét. 
2. Các thủ tục kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng 
 9