Đề tài Thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý văn bản đi, đến

 MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ..............................................................................................................2
1. Tính cấp thiết của đề tài ....................................................................................2
2. Mục đích nghiên cứu.........................................................................................3
3. Đối tượng nghiên cứu........................................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................................3
5. Cách tiếp cận, phương pháp, phạm vi nghiên cứu ............................................3
6. Tính mới của đề tài............................................................................................4
QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI .................................................................5
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .................................................................................6
Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC THIẾT 
KẾ, XÂY DỰNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN”...............6
1.1. Cơ sở lý luận .................................................................................................6
1.1.1. Một số khái niệm .........................................................................................6
1.1.2. Công tác quản lý văn bản đi, đến................................................................7
1.1.3. Phần mềm máy tính ...................................................................................10
1.2. Cơ sở thực tiễn của việc thiết kế xây dựng phần mềm “Quản lý văn bản 
đi, đến” ...............................................................................................................11
1.2.1. Các học phần có nội dung liên quan đến công tác quản lý văn bản đến, đi 
trong các chương trình đào tạo của Khoa Quản lý - Văn thư cần sử dụng phần 
mềm “Quản lý văn bản đi, đến”..........................................................................11
1.2.2. Thực trạng giảng dạy các học phần có nội dung liên quan đến công tác 
quản lý văn bản đi, đến .......................................................................................12
1.2.3. Thực trạng quản lý văn bản đi, nội bộ, văn bản đến của trường Cao đẳng 
Sư phạm Trung ương...........................................................................................13
Chương II: THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN 
BẢN ĐI, ĐẾN.....................................................................................................15
2.1. Phân tích thiết kế hệ thống “Quản lý văn bản đi, đến” ..........................15
2.1.1. Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống quản lý văn bản đi, đến............15
2.1.2. Phân tích về mặt chức năng ......................................................................16
2.1.3. Phân tích về mặt dữ liệu............................................................................22
2.1.4. Sơ đồ quan hệ ............................................................................................27
2.1.5. Xây dựng và triển khai chương trình .......................................................28
2.2. Thực nghiệm phần mềm ............................................................................35
2.2.1. Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” trong quá trình giảng 
dạy các học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản............................35
2.2.2. Thực nghiệm phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” vào công tác quản lý 
văn bản của trường tại phòng Văn thư ...............................................................35
KẾT LUẬN CHƯƠNG II.................................................................................37
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ...........................................................................38
1. Kết luận ...........................................................................................................38
2. Kiến nghị .........................................................................................................38
3. Hướng phát triển của đề tài .............................................................................38
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................40 MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
 Trong chương trình đào tạo của Khoa Quản lý - Văn thư có nhiều học phần 
cần sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi và đến” như: Nghiệp vụ văn thư; 
Quản lý văn bản và sử dụng con dấu; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công 
tác văn phòng, Công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp, Công tác văn thư 
lưu trữ trong cơ quan Đảng. 
 Từ trước đến nay, khi dạy các học trên vì không có phần mềm “Quản lý văn 
bản đi và đến” nên giảng viên chỉ hướng đến việc giúp SV lĩnh hội cách quản lý 
bằng sổ hoặc mô tả hình ảnh giao diện về “Quản lý văn bản đi và đến” trên máy 
tính. Do đó, khi đi thực tập thậm chí sau khi tốt nghiệp SV chưa biết cách quản 
lý văn bản đi, đến trên máy vi tính. Điều đó làm cho mức độ đáp ứng yêu cầu 
của xã hội của SV thấp nên cơ hội về việc làm của SV còn hạn chế. Để giúp SV 
có kỹ năng giải quyết văn bản trên máy tính, tăng cơ hội về việc làm cho họ 
đồng thời góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường cần có phần 
mềm trên để phục vụ hoạt động dạy và học các học phần trên của SV.
 Bên cạnh đó, công tác quản lý văn bản của trường đang thực hiện bằng sổ 
nên có nhiều bất cập xảy ra, do đó cũng cần phải có phần mềm này để quản lý 
các văn bản đi và đến của trường.
 Hiện nay, rất nhiều các doanh nghiệp đã và đang sử dụng các sản phẩm phần 
mềm của nhiều công ty phần mềm khác nhau, mỗi phần mềm mang đặc thù 
riêng của từng cơ quan, nó đáp ứng tốt ở cơ quan này nhưng lại không tốt ở cơ 
quan khác, hơn nữa giá thành sản phẩm phần mềm rất cao và chi phí bảo trì tốn 
kém. Phần mềm "Quản lý văn bản đi, đến" được thiết kế theo nhu cầu sử dụng 
của từng môn học cũng như yêu cầu sử dụng của người trực tiếp quản lý văn 
bản, đặc biệt là vấn đề chèn số văn bản đi đã được giải quyết trong khi đó các 
phần mềm khác không đáp ứng chức năng này. Việc cài đặt cũng như bảo trì 
phần mềm sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn.Vì thế việc tạo ra phần mềm đáp 
ứng công tác giảng dạy cũng như công tác quản lý văn bản của Nhà trường là rất 
cần thiết. 
 2 2. Mục đích nghiên cứu
- Phục vụ công tác giảng dạy: Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” phục vụ 
hoạt động giảng dạy các học phần có liên quan như: Nghiệp vụ văn thư, Quản lý 
văn bản và con dấu, Tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ , Ứng dụng công nghệ 
thông tin vào công tác văn phòng.
- Phục vụ công tác văn thư lưu trữ của nhà trường: Phần mềm “Quản lý văn 
bản đi, đến” nhằm tin học hóa công tác văn thư lưu trữ của Nhà trường, giúp cho 
việc quản lý văn bản, phân phối văn bản cũng như công tác lưu trữ được an toàn, 
nhanh chóng và hiệu quả.
3. Đối tượng nghiên cứu
- Văn bản đi và văn bản đến
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
4.1. Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác thiết kế phần mềm 
“Quản lý văn bản đi, đến”.
4.2. Thiết kế và xây dựng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”.
4.3. Đề xuất hướng phát triển mới của đề tài.
5. Cách tiếp cận, phương pháp, phạm vi nghiên cứu
5.1. Cách tiếp cận
 Tiếp cận các phần mềm mà các doanh nghiệp cũng như cơ quan khác đang 
sử dụng đồng thời kết hợp khảo sát quy trình quản lý văn bản của Trường 
CĐSPTW, nhu cầu sử dụng trong các học phần có liên quan để tiến hành triển 
khai phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm phù hợp với đặc thù của Trường 
CĐSPTW và của Khoa Quản lý – Văn thư.
5.2. Phương pháp nghiên cứu
 Chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu lý luận để xây dựng cơ sở lý 
luận của đề tài. Bên cạnh đó, chúng tôi còn sử dụng phương pháp nghiên cứu 
thực tiễn để xây dựng cơ sở thực tiễn của đề tài như: Trong công tác giảng dạy 
các học phần có liên quan tới quản lý văn bản, nhóm nghiên cứu cho ra những 
 3 chức năng đáp ứng nhu cầu và sát nhất để sinh viên dễ tiếp thu, đồng thời phân 
tích và thiết kế hệ thống thông qua việc khảo sát, tìm hiểu nghiệp vụ của công 
tác văn thư và thực nghiệm tại phòng văn thư của Nhà trường.
5.3. Phạm vi nghiên cứu
 Qua tình hình thực tế các học phần: Nghiệp vụ văn thư; Quản lý văn bản và 
sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Tổ chức, khai 
thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn 
phòng, Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, chúng tôi 
tạo ra phần mềm để đáp ứng các yêu cầu đã đặt ra.
 Địa bàn nghiên cứu và thực nghiệm: Trường CĐSP Trung ương.
6. Tính mới của đề tài
 - Tất cả các nghiệp vụ cơ bản trong quản lý văn bản đã được đưa lên phần 
mềm giúp người sử dụng quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
 - Giúp sinh viên Khoa Quản lý – Văn thư nắm được các quy trình quản lý 
văn bản một cách trực quan nhất.
 4 QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Từ 1/1-1/3/2015:
 Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
Từ 2/3 đến 1/6/2015
 Thiết kế phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”.
Từ 2/7/2015 -1/8/2015
 Thực nghiệm lần 1 tại phòng văn thư của Trường.
Từ 2/8/2015-15/10/2015
 Điều chỉnh phần mềm sau thực nghiệm lần 1 và thực nghiệm lần 2: Trong 
quá trình giảng dạy một số học phần có liên quan đến công tác quản lý văn bản
Tháng 11/2015
 Hoàn thiện phần mềm và báo cáo tổng kết đề tài
Tháng 12/2015
 Nghiệm thu đề tài
 5 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
 Chương I
 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA CÔNG TÁC THIẾT KẾ, 
 XÂY DỰNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN”
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm
1.1.1.1. Văn bản đi 
 Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, 
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản 
nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
 Văn bản đi của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương là văn bản do nhà 
trường ban hành gửi cho các cơ quan khác. 
1.1.1.2. Văn bản đến
 Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp 
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được 
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
 Văn bản đến của trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương là văn bản do các 
cơ quan khác ban hành gửi đến cho trường.
1.1.1.3. Văn bản lưu hành nội bộ là văn bản do cơ quan ban hành nhưng chỉ sử 
dụng trong nội bộ cơ quan, không gửi ra ngoài.
1.1.1.4. Quản lý văn bản
 Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm nhằm tiếp nhận, 
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong 
hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức. 
1.1.1.5. Đăng ký văn bản
 Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về 
văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội 
dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ 
liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
1.1.1.6. Phần mềm máy tính
 6 Phần mềm máy tính là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc 
nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự xác định nhằm tự động thực hiện một 
số chức năng hoặc giải quyết một vấn đề tính toán nào đó.
1.1.2. Công tác quản lý văn bản đi, đến
1.1.2.1. Các yêu cầu của công tác quản lý văn bản đi, đến
 Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu 
cầu sau:
 - Thống nhất: các nghiệp vụ về quản lý văn bản như trình tự, thủ tục tiếp 
nhận, chuyển giao văn bản; mẫu về các loại sổ (giao diện) đăng ký văn bản, cách 
ghi chép (cập nhật) thông tin văn bản,... đều phải tuân theo quy định chung của 
cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện theo cách riêng của mình.
 - Chính xác: các nghiệp vụ tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ phải được thực 
hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, 
tác giả, số và ký hiệu...Đây là yêu cầu quan trọng đối với công tác quản lý văn 
bản.
 - Nhanh chóng, kịp thời: văn bản là phương tiện quan trọng của hoạt động 
quản lý, nếu được giải quyết nhanh chóng, kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu 
quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nếu văn bản không được chuyển giao 
nhanh chóng, kịp thời có thể làm nhỡ công việc và sẽ gây tổn thất cho cơ quan, 
Nhà nước hoặc là thiệt hại đến lợi ích của công nhân viên. Thực hiện yêu cầu 
này đòi hỏi văn bản phải được nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không 
được chậm trễ, nhất là đối với văn bản khẩn.
 - An toàn: không được để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật. 
Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu trong công tác quản lý văn bản như 
tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu giữ văn bản. Các cơ quan, tổ chức phải 
cụ thể hóa các quy định về bảo đảm an toàn văn bản.
1.1.2.2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi, đến
 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 22/ 11/2012 hướng dẫn 
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan quy 
định nguyên tắc quản lý văn bản đi, đến như sau:
 7 - Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập 
trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, 
đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. 
Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không 
có trách nhiệm giải quyết.
 - Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành 
họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn 
bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), 
“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng 
ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được 
hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
 - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn 
bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ 
bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này.
1.1.2.3. Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi, đến
a) Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi
 Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi bao gồm các bước sau: Soạn thảo → 
Duyệt bản thảo → Hoàn chỉnh bản thảo, in văn bản → Trình ký, ký văn bản → 
Kiểm tra → Đăng ký văn bản → nhân bản và đóng dấu → Tổ chức chuyển giao 
và theo dõi việc chuyển giao văn bản → Lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ 
nghiên cứu sử dụng.
 Trong quy trình trên, các bước: đăng ký văn bản, tổ chức chuyển giao và 
theo dõi việc chuyển giao văn bản, lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên 
cứu sử dụng có thể thực hiện trên máy tính qua việc sử dụng phần mềm “Quản 
lý văn bản đi, đến”.
 Như vậy Phần mềm đã giúp người dùng rút ngắn các quy trình quản lý văn 
bản, đảm bảo chính xác, an toàn và tiết kiệm không gian lưu trữ (văn bản giấy 
phải lưu lại trong các tủ gây mất diện tích) 
b) Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến
 8 Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến bao gồm các bước sau: Tiếp nhận 
văn bản → Kiểm tra và phân loại văn bản → Bóc bì văn bản → Đóng dấu đến 
→ Đăng ký văn bản đến → Trình văn bản đến → Phân phối và chuyển giao văn 
bản → Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
 Trong quy trình trên, các bước: Đăng ký văn bản đến, Phân phối và chuyển 
giao văn bản, Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến có thể 
thực hiện trên máy tính qua việc sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến”.
c) Việc sử dụng phần mềm vào một số bước trong quy trình quản lý văn bản 
 * Đăng ký văn bản đi, đến: theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV văn bản đi, 
đến được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi, đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý 
văn bản đi trên máy vi tính.
 - Đăng ký văn bản đi, đến bằng sổ: Lập sổ đăng ký văn bản đi, đến theo mẫu 
Sổ đăng ký văn bản đi, đến và cách đăng ký văn bản đi, đến kể cả bản sao văn 
bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II, III, VII Thông tư số 
07/2012/TT-BNV. Đăng ký văn bản đi, đến phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính 
xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; 
không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
 - Đăng ký văn bản đi, đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi 
tính: theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV việc đăng ký văn bản đi, đến phải bằng 
Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính đảm bảo các yêu cầu của sau:
 - Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi 
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
 - Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi 
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản 
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
 - Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được 
in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
 - Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký 
văn bản mật đến.
 9 Như vậy, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến (tức là phần 
mềm quản lý văn bản đi, đến) phải thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II, III, 
VII Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
 * Lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản đi: sau khi 
hoàn thiện các thành phần thể thức của văn bản, bộ phận văn thư scan văn bản 
đưa vào hệ thống quản lý văn bản.
 * Phân phối, chuyển giao, giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản văn 
bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản đi, đến: sau khi đóng dấu đến và đăng 
ký văn bản, văn thư scan văn bản đưa vào hệ thống, hệ thống tự động chuyển 
đến lãnh đạo, lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo và phân phối văn bản, văn bản tự động 
chuyển đến các tài khoản của lãnh đạo các đơn vị được phân phối. Sau khi các 
đơn vị giải quyết xong thì tích vào ô đã xử lý, lãnh đạo cơ quan sẽ nhận được 
thông tin xử lý văn bản đến của các đơn vị có liên quan.
1.1.3. Phần mềm máy tính
1.1.3.1. Vai trò của phần mềm máy tính
 Phần mềm máy tính mang lại cho con người sự tự động hóa nhằm tiết kiệm 
thời gian đồng thời sản xuất phần mềm cũng mang tính cạnh tranh nhằm đưa 
nền công nghệ phát triển ngày một lớn mạnh hơn.
 Phần mềm “Quản lý văn bản đi, đến” giúp cho quá trình giải quyết văn bản 
diễn ra nhanh chóng, kịp thời và thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng văn bản 
đồng thời tiết kiệm được chi phí (giảm chi phí cho việc in ấn văn bản).
1.1.3.2. Các loại phần mềm máy tính
 Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực 
tiếp đến phần cứng (hay phần cứng máy tính, Computer Hardware) hoặc bằng 
cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác. Phần 
mềm là một khái niệm trừu tượng, nó khác với phần cứng ở chỗ là "phần mềm 
không thể sờ hay đụng vào", và nó cần phải có phần cứng mới có thể thực thi 
được. 
 Có nhiều nhóm phần mềm máy tính khác nhau. Có thể phân loại phần mềm 
theo phương thức hoạt động như là phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng.
 10